Guía de Preparacion de Proyectos – Arquitecto Alberto Treves

1- Por qué y cómo usar la Guia de 100+ pasos

Proveer de infraestructura física a un sistema educativo es una tarea compleja. Las variables en juego son muchas, así como tambien lo son las partes interesadas. Aun así, nuevas escuelas se construyen todos los días y todos los días también, una escuela resulta inapropiada para la función para la cual fue concebida, se deteriora, resulta insegura o insalubre. A esta situación se agrega el hecho que en todos los casos que yo conozco, los recursos para infraestructura son escasos y los déficits aumentan año tras año exponencialmente.

Al margen de las buenas intenciones que motivan muchos funcionarios públicos, las oficinas de infraestructura educativa no han todavía encontrado la forma de cerrar la brecha entre las crecientes necesidades y su capacidad de atenderlas. Muchas oficinas se ven limitadas a hacer “lo mejor posible” reaccionando a las demandas que parecen más urgentes, sin una visión global expresa sobre cómo reducir o eliminar los déficits existentes. Qué es lo que falta? Entre otras cosas: Un proceso standard predeterminado. Tener el camino perfectamente trazado y acotado desde el principio del proyecto puede ayudar a ahorrar tempo, dinero y frustraciones.

Para contribuir a revertir esta situación decidí identificar cada uno de los pasos que constituyen esta tarea tan compleja, dentro de la fase de proyecto en que deben darse, y explicar claramente las tareas que deben llevarse a cabo para su cumplimiento. Estos pasos-tareas aplican tanto a la operatoria regular de una Oficina de Infraestructura Educativa, como a un proyecto ad-hoc con objetivos específicos sea con fondos regulares o extraordinarios. El formato elegido es el de una lista de verificación (checklist) que se va marcando con tildes a medida que el paso y las acciones asociadas estén completos. Esta lista debería revisarse al principio de cada proyecto con todas las partes involucradas, y servir de guía a la vez que de verificación a lo largo de todo el proyecto.

Si bien esta guia es exhaustiva describiendo pasos y acciones, no está pensada como un manual de “cómo se hacen” las cosas, ya que éste será el tema de otras entregas posteriores. Los pasos/ acciones, se presentan aquí en una secuencia que creo es lógica, pero no necesariamente hay que terminar un paso para pasar al siguiente. El líder del proyecto debe decidir cómo ordenarlos, cómo asignar las responsabilidades, cómo estimar los tiempos y organizar las secuencias. En gran medida, estas decisiones estarán relacionadas con la disponibilidad de datos y de los recursos humanos para procesarlas. Qué pasa si todos los datos necesarios no están disponibles? En ese caso habrá que intercalar pasos/ acciones adicionales para su obtención. La falta de datos o de personal para procesarlos/ analizarlos, no es una excusa que justifique malos resultados al final de proyecto.

Los proyectos masivos de infraestructura educativa, que abarcan 40, 100, 300 o más escuelas, ofrecen una oportunidad única de generar procedimientos de trabajo sistemáticos, sobre la base de información sólida y variables conocidas. Cuando se trabaja a gran escala las decisiones que se toman implican una responsabilidad mayor para la cual los equipos de trabajo deben estar suficientemente capacitados. Esta lista de verificación, tambien puede ayudar tambien a detectar posibles falencias en el entrenamiento de los profesionales a cargo, lagunas de información y/o la ausencia de algunos procedimientos de cálculo que son necesarios.

A los efectos de esta Guía, voy a asumir que se parte absolutamente de cero, lo cual es un ejercicio útil especialmente cuando hay un cambio de gestión, revisión de políticas o se pretende un salto cuantitativo – cualitativo en cómo enseñar y a quién enseñar. Yo tuve la suerte de participar en varias experiencias únicas de cambios radicales. La primera en Nicaragua, a principio de los años ´80 cuando después de la Campaña Nacional de Alfabetización el país experimentó un interés nunca visto por la educación en todos los niveles y se vio claramente que la infraestructura existente no soportaba las nuevas expectativas del sector educativo. Me tocó tambien trabajar en Sierra Leona y Kosovo donde después de desbastadoras guerras civiles, la infraestructura educativa, que había sido utilizada cono cuarteles de guerra, quedo casi totalmente destruida y fue necesario reconstruir prácticamente todo de los cimientos para arriba. Y, cuando a partir del 2008, Abu Daba, se decidió inicial una reforma educativa masiva que incluía progresivamente la asistencia de niños y niñas a la escuela en un mismo edificio. Más información sobre estos proyectos puede encontrarse en www.ed-space.com.

A continuación, describo cada uno de los pasos/ acciones necesarias para la etapa Preparación del Proyecto:

2- Identificación de actores

Mas allá de la importancia de los sistemas y los procedimientos, los proyectos son manejados por seres humanos con sus fortalezas, debilidades y particulares circunstancias temporales y espaciales. Aun así, los resultados son importantes para miles o tal vez millones de personas tanto se tenga éxito como que el proyecto fracase o alcance solamente resultados parciales. El primer paso que propongo es la identificación de los actores del proyecto, que agrupo en cuatro grupos:

Líder del Proyecto. Es una sola persona que puede trabajar con un equipo que lo apoye. Sus responsabilidades son: 1- Colaborar con el gobierno en establecer los objetivos del proyecto y 2- Alcanzar los objetivos del proyecto.

Gobierno. A lo largo del proyecto pueden ser varias personas e instituciones, pero es altamente recomendable que el líder del proyecto tenga un interlocutor autorizado de alto nivel que pueda tomar decisiones importantes cuando estas sean necesarias. Las responsabilidades del gobierno coinciden con las del líder del proyecto: 1- Colaborar en establecer los objetivos del proyecto, 2- Alcanzar los objetivos del proyecto, 3- Proveer información, 4- Tomar decisiones.

Especialistas. Son profesionales tanto internos como externos, contratados ad-hoc para asesorar o manejar partes del proyecto. Algunos casos típicos pueden ser: Especialistas en estadística, aspectos ambientales, infraestructura educativa, mobiliario escolar, etc.

En algunos casos los especialistas pueden estar agrupados en una empresa consultora o tambien constituir una unidad ejecutora del proyecto. En este caso tanto el líder del proyecto como el gobierno pueden delegar algunas tareas, pero mantienen sus responsabilidades principales. Las responsabilidades de los especialistas son: 1- Proveer metodologías de trabajo, 2- Proveer experiencias y buenas prácticas.

Comunidad. Son fundamentalmente los destinatarios del proyecto en sus múltiples expresiones, desde la formulación de las necesidades, el análisis de opciones, hasta aportes puntuales en cada una de las etapas del proyecto. La comunidad puede estar constituida por grupos tales como el sindicato de maestros, la cámara de la construcción, asociaciones de padres o tambien individuos carismáticos que tiene puntos de vista basados en experiencias personales. Sus responsabilidades principales son: 1- Proveer información, 2- Tomar decisiones locales, 3- Apoyar el proyecto.

3- Aclarar el Alcance del Proyecto

Los pasos que se describen a continuación son necesarios para definir qué se quiere del proyecto, quiénes y cuántos van a ser los beneficiarios, con qué recursos se cuenta, cómo el proyecto se enmarca en políticas de mayor alcance y cuál va a ser la estrategia para cumplir los objetivos del proyecto.

Objetivo de calidad. Es probablemente el más controversial y el que requiere las decisiones más difíciles en los niveles más altos de decisión. Algunos de los elementos que los educadores con los que he trabajado citan frecuentemente para definir la calidad de la educación son:

Contenido relevante. El Curriculum debe ser relevante a las necesidades presentes y futuras de los alumnos. Debe incluir habilidades para desempeñarse en la vida abriendo nuevos horizontes personales y profesionales para el alumno y la comunidad donde vive.
Proceso de enseñanza participativo. Los maestros deben emplear metodologías centradas en el alumno, donde cada uno toma responsabilidad por su propio aprendizaje y co-labora con los maestros en la búsqueda del saber, usando pensamiento crítico, espíritu de colaboración, y la capacidad de aprender independientemente.
Enseñanza inclusiva. Se dirige a todos los posibles perfiles de alumnos con sus necesidades, capacidades y tiempos particulares para aprender.
Resultados positivos. Los resultados de la educación deben poder ser medibles en función de los conocimientos, habilidades, y actitudes adquiridas con los objetivos nacionales y una participación positiva en la sociedad, siendo sostenibles a lo largo del tiempo.

Y para que todo esto sea posible, los educadores deben acordad sobre la necesidad de un entorno educativo que sea seguro, facilitador y estimulante al proceso de enseñanza-aprendizaje.

Los responsables del proyecto tendrán que definir cómo se van a medir estos objetivos, y decidir a qué valores se quiera alcanzar. Los objetivos de calidad están siempre en movimiento, una vez que se alcanzaron ciertos valores, nuevos valores más altos se pueden proponer.

Objetivo cuantitativo. Expresa a cuántas personas el proyecto va a beneficiar en forma directa o indirecta. La métrica por adoptar puede definirse en valores absolutos, porcentajes, rangos de edad, niveles de educación, especialidades, o combinaciones cruzadas. La cantidad y tipo de alumnos (maestros, directivos, etc.) que van a ser beneficiados en un programa va a ser necesariamente revisada a lo largo del proyecto a medida que aparecen otros factores a considerar, pero es necesario plantear desde el inicio un objetivo cuantitativo específico.

Objetivo de equidad. Equidad educativa se refiere a la acción de proveer el mismo tipo de servicio educativo a todos los estudiantes. Las disparidades más comunes observadas son ciudad-áreas rurales, escuelas en “áreas ricas” y escuelas en “áreas pobres¨ escuelas con o sin espacios complementarios tales como bibliotecas, espacios para recreación, deportes, etc. Por ejemplo, si el plan de estudios requiere actividades de experimentación que no pueden realizarse en un aula común, todas las escuelas deben tener un laboratorio o lugar adaptado para tales experimentaciones. Lo mismo aplica a condiciones de confort térmico, iluminación, etc. Una de las situaciones más problemáticas de equidad es la ausencia total o parcial de condiciones físicas para atender a las personas discapacitadas. Esta es una de las condiciones donde no solo deben verificarse dentro de los perímetros de la escuela, sino también los accesos del hogar a la escuela y de egreso. Este es por lo general uno de los objetivos más difíciles de alcanzar plenamente, aunque en el sentido estricto de la palabra equidad es un valor absoluto, no dejando lugar para valores intermedios.

Nivel educativo. Puede estar incluido en el establecimiento de los objetivos anteriores o ser un objetivo en sí mismo cuando por ejemplo, se hace una reconfiguración de niveles educativos, un cierto nivel educativo pasa a ser obligatorio o universal, o cuando hay una revisión profunda de objetivos y métodos de enseñanza. En la preparación del proyecto hay que describir cuál es la situación actual que quiere ser superada, qué nuevos programas se van a implementar y especificar si el proyecto va a circunscribirse a un área en particular o va a ser de aplicación universal.

Area geográfica. Los alcances de proyecto tambien se pueden definir a través del área geográfica que abarcan. Ejemplos típicos pueden ser: áreas periurbanas marginales, provincias de frontera, áreas particularmente expuestas a desastres naturales, nuevos polos de desarrollo, urbano, económico, etc.

Cuantificación monetaria. En esta etapa no se sabe todavía cuánto va a costar un proyecto, pero si es importante determinar el monto de dinero que se dispone para el mismo. De esta manera, se puede ir ajustando a niveles realistas, los objetivos a cumplir en función de los recursos que van a estar disponibles. En los proyectos con distintas fuentes de financiamiento, deben definirse cuáles van a ser las contribuciones de cada una de las partes. Con base a experiencias anteriores, se pueden establecer valores de referencia en dólares/ m2 para construcción nueva, ampliaciones, renovaciones, mantenimiento, etc.

Basado en experiencias personales, estos son rangos de valores que pueden utilizarse para estimar el costo de los distintos programas de acción tomando como base el costo de la obra nueva.

Estos valores pueden ser notablemente diferentes dependiendo en que zona del país se van a localizar los proyectos. Para cada provincia o región se puede asignar un valor por arriba o por debajo de un valor base que por lo general se establece en la jurisdicción donde se tenga información de costos más sólida.

En esta fase también deben estar definidos los compromisos monetarios de cada una de las partes. Por lo general un monto muy importante es la contribución de el o los benefactores (Banco Mundial Banco Interamericano de Desarrollo, Corporación Andina de Fomento, USAID, etc.) Por parte del beneficiario (país, provincia, municipio) la contribución puede ser monetaria y tambien, en la forma de terrenos, logística, documentación de proyecto, etc.

Objetivos adicionales. Son tan importantes como los otros objetivos y de su cumplimiento depende tambien el éxito del proyecto. Cada uno de estos objetivos adicionales, debe ser referenciado, contrastado y compatibilizado con todos los demás. Algunos objetivos adicionales típicos podrían ser:

Crear dentro de la oficina de infraestructura un equipo de investigación y desarrollo.
Crear un sitio web para establecer contacto con la comunidad sobre planes y obras, a la vez que establecer un canal de retroalimentación sobre asuntos edilicios.
Crear manuales y programas de capacitación sobre operación y mantenimiento de edificios escolares.
Compatibilizar formas de inventario, normas de diseño, procedimientos de licitación, etc. entre el gobierno central y los gobiernos provinciales y municipales.
Crear mecanismos de coordinación permanente entre la oficina de infraestructura educativa y otras oficinas de infraestructura social.

Estos objetivos se deben convertir en estrategias y programas de acción que van a estar presentes a lo largo de todo el proyecto, pero deben ser definidas en la fase de preparación.

Minimizar los costos de inversión. En este paso se define cómo se van a llevar los costos de inversión al valor lo más bajo posible sin detrimento de la calidad o la sostenibilidad de los productos terminados. Teniendo como punto de parida los costos actuales, el objetivo es reducir estos costos a lo que racional y metódicamente se pueda, y no a un porcentaje predeterminado que podría ser arbitrario. En este paso hay que definir cuáles son las opciones para tener en cuenta para poder “hacer más, con menos” Algunas de las estrategias más comunes para minimizar los costos de inversión, son:

Crear un calendario de desembolsos en coordinación con el calendario de ejecución de obras.
Tomar las previsiones necesarias para minimizar el impacto de las posibles escalaciones de costos por inflación o devaluación monetaria.
Revisar las formas de licitación y contratación más adecuadas para los tipos de obras que se van a realizar.
Especificar los proyectos a un nivel de detalle que permita reducir al mínimo los cambios y los mayores costos durante las obras.
Programar las obras, teniendo en cuenta los ciclos climáticos tales como: nieve, lluvias, inundaciones, cierre de caminos, etc.
Analizar las necesidades de infraestructura educativa regionales en conjunto.
Considerar la posibilidad de escuelas de multinivel.
Desdoblar turnos de operación.
Programar la máxima utilización de los espacios, mediante el uso de técnicas de programación arquitectónica.
Utilizar materiales y técnicas constructivas de alta calidad y bajo costo.
Para proyectos de gran magnitud, usar técnicas de “ingeniería de valor” Dependiendo de las normas que inicialmente se usaron para hacer los diseños, la ingeniería de valor puede contribuir a ahorros de hasta el 10% con respecto a las estimaciones iniciales.

Estas actividades deben iniciarse en la etapa de Preparación del Proyecto y revisarse nuevamente en cada una de las etapas subsiguientes.

Minimizar los costos de operación. Una vez que el edificio, el mobiliario y el equipo estén en plena operación, van a sufrir un inevitable desgaste natural que debe ser minimizado. Además, para su funcionamiento va a ser necesario prever el costo de insumos tales como electricidad, provisión de agua, internet, recolección de residuos, etc. Acciones típicas para minimizar los costos de operación y mantenimiento son:

Usar materiales de construcción durables, comúnmente disponibles en el mercado y de largos ciclos de vida.
Usar técnicas constructivas simples que no requieran personal altamente especializado para darles mantenimiento.
Proveer y monitorear medidores de agua y electricidad.
Usar equipos sanitarios y eléctricos de alta eficiencia.
Separar los residuos y desecharlos adecuadamente.
Proveer a los establecimientos educativos de manuales de operación, entrenamiento y herramientas para realizar actividades simples de mantenimiento.
Mantener en el establecimiento, en todo momento una dotación de insumos que permitan realizar reparaciones menores cuando sean necesarias como, por ejemplo: reemplazo de vidros, material de impermeabilización, cerraduras, herrajes, material para el remiendo de paredes, pintura, etc.

Todas estas estrategias deben ser planteadas desde la etapa de Preparación del Proyecto y enriquecidas en etapas subsiguientes. Las estrategias para minimizar los costos de inversión y los gastos de operación deben ser analizadas conjuntamente.

Minimizar el impacto ambiental. Para empezar, hay que verificar si existen un conjunto de salvaguardas ambientales y sociales asociadas con el proyecto. De lo contrario, deben revisarse todas las leyes nacionales, y regionales sobre temas ambientales y sociales y ver cómo aplican a la selección de los sitios para las escuelas, el diseño, el proceso de construcción y la operación de los edificios. Con estos datos en la mano se pueden construir listas de verificación a ser distribuidas a todos los profesionales responsables de cada una de las etapas del proyecto. En prácticamente todos los países hay una extensa legislación sobre estos temas que debe cumplirse. El objeto de este punto es ver cómo se van a implementar las salvaguardas no solamente minimizar el impacto ambiental, sino tambien hacer una contribución positiva al medio físico y cultural.

Maximizar el impacto educativo. Este es probablemente el punto más importante de todo el proyecto ya que sobre esta base se van a decidir las asignaciones de recursos. Requiere un esfuerzo de prospección a distintos horizontes en el futuro con métricas perfectamente definidas en el presente y a largo plazo. Aquí está la oportunidad de encontrar las intervenciones que pueden realizarse con un costo aceptable y alto impacto. De nuevo, se trata de “hacer más con menos” brindando el mejor servicio en profundidad y en alcance.

Por ejemplo, el nivel inicial o preescolar es por lo general de alto valor formativo con un costo relativamente bajo con respecto a otros niveles educativos. Por otra parte, si bien la educación técnica puede tener un alto costo por alumno, la utilización de talleres y laboratorios de las industrias locales, pueden aumentar el valor educativo a la vez que mantener los costos a un nivel aceptable.

Maximizar el valor económico en las áreas de influencia. Las inversiones en educación y en infraestructura educativa deben tener tambien un retorno económico medible y maximizado. Se trata de reconocer, el valor económico que el proyecto puede agregar a un egresado que ha transitado por una escuela con una infraestructura apropiada. Que influencia puede tener este egresado sobre su familia y la sociedad. La premisa básica es que una infraestructura educativa en buenas condiciones significa estudiantes más sanos, mejor estimulados, con múltiples oportunidades de aprender y con mejores posibilidades de insertarse positivamente en el circuito productivo.

Maximizar el valor social en las áreas de influencia. Se parte de definir qué valores sociales se quieren superar a través de la inversión en infraestructura educativa, cómo y qué valores se espera alcanzar. Por ejemplo: mejorar la salud y el espíritu de colaboración, reducir violencia y la indigencia, afianzar valores culturales propios, promover el arte y la actividad física, etc.

Participación del sector privado. En este paso se determinan cuáles son las expectativas de participación del sector privado con fines de lucro en términos de un porcentaje sobre la inversión total. Siendo los otros participantes el gobierno y las organizaciones no gubernamentales. El sector privado puede colaborar en la provisión de materiales de construcción, la ejecución de obras, la operación y el mantenimiento de los edificios, etc. Además de trabajo, el sector privado puede aportar capital y experiencia técnica en la elaboración de proyectos. Es oportuno en esta etapa procurar las opiniones de las organizaciones profesionales, cámaras de la construcción, asociación de fabricantes de muebles y otras similares.

Participación de las organizaciones no gubernamentales. Algunas ONGs tiene muchos años de experiencia en el área educativa y pueden ser un contribuyente importante desde el punto de vista técnico y también como proveedor de información sobre las áreas en las que tienen experiencia de trabajo. Este es el paso en el que deben ser contactadas con el objeto de analizar posibles sinergias y programar actividades conjuntas.

4- Bases de Información

Curriculum. Es importante contar con la versión más reciente y más detallada que pueda obtenerse. El análisis y reanálisis del Curriculum va a ser una actividad frecuente en varias instancias a lo largo un proyecto. Es aquí donde es más importante el diálogo y la coordinación entre planificadores de la educación y planificadores físicos. El objetivo es que cada uno de los requerimientos del sistema educativo encuentre una respuesta o solución de espacio físico, mobiliario y equipo. El currículum, no es solamente un insumo de información, sino que debería tratarse como una oportunidad de llegar a acuerdos sobre lo que es deseable y lo que es posible. Y es en este punto tambien, donde deben tenerse muy presente los objetivos de equidad y calidad en la prestación de servicios.

Los componentes del Curriculum que deben analizarse por que van a tener implicancias sobre el espacio físico son:

Objetivos. Es decir, qué se espera de los futuros egresados y su papel en la sociedad.
Contenidos. Qué se quiere que los alumnos aprendan y ejerciten.
Formas de enseñanza. Detalla cómo se enseña y se aprende. En qué lugar físico, y cuáles son las ayudas didácticas, instalaciones, equipamiento que van a ser necesarias.

Es posible que las reformas curriculares sean progresivas y los horizontes de planificación curricular deben articularse con los procesos de capacitación de maestros y la dotación de recursos físicos para apoyar las actividades educativas. Es tambien en esta etapa de Preparación de Proyecto donde las decisiones que se vayan a implementar deben ser evaluadas periódicamente con el objeto de hacer los ajustes necesarios.

Política educativa. Todo proyecto de mejoramiento de la infraestructura educativa debe estar íntimamente ligado y ser parte de una política educativa a nivel nacional estatal o regional. Se va a privilegiar la educación preescolar? Se va a diversificar la educación técnica? Se va a dar impulso a la educación a distancia no presencial? Las respuestas a estas y más preguntas conforman la política educativa que debe conocerse en los pasos iniciales de un proyecto. Aun en operatorias regulares, los posibles cambios en política educativa que se discuten en los más altos niveles deben conocerse a los efectos de una planificación a mediano y largo plazo.

Estructura de la administración educativa. Se deriva directamente de la política educativa y de la administración pública en general. Todos los participantes en el proyecto deben conocer, la estructura de la administración, en los distintos niveles de gobierno. Es frecuente que, en estos proyectos, más allá de las responsabilidades del ministerio de educación, haya un ministerio de finanzas involucrado, eventualmente un ministerio de obras públicas y muy probablemente le ministerio de relaciones exteriores.

Oficina de Infraestructura Educativa. En todos los países existe una o varias Oficinas de Infraestructura Educativa que se ocupan del planeamiento, diseño, construcción y mantenimiento de los edificios escolares. En esta etapa es necesario conocer a fondo sus funciones e interacciones. Cuáles son las responsabilidades de cada una en papel y cuál es el accionar diario en la realidad. Tambien es importante saber de dónde vienen las decisiones estratégicas y qué sectores se dedican solamente a la ejecución. Y, fundamentalmente, de dónde vienen los flujos de capital y cómo son los procesos de aprobación de los proyectos.

La/las oficina/s de infraestructura educativa pueden estar organizadas en una oficina central y oficinas regionales que dependen de la misma o tambien en oficinas regionales con una gran autonomía administrativa y técnica. En los niveles provinciales y departamentales, es posible tambien encontrar alianzas estratégicas con otros ministerios tales como obras públicas, salud, vivienda, etc. Dibujar un organigrama, aunque complejo, puede ayudar a detectar áreas de posibles ineficiencias o superposición de funciones para el proyecto que se está iniciando y proponer los ajustes necesarios en el momento oportuno.

Un proyecto nuevo que implica la construcción, renovación, etc. de un número importante de escuelas, requiere numerosos viajes al sitio del proyecto, numerosas reuniones con autoridades y grupos comunitarios a nivel central y regional. Aunque los terrenos o el clima no sean favorables, la capacidad de movilización ágil de los profesionales a cargo es muy importante. En esta etapa hay que estimar también la cantidad de vehículos que van a ser necesarios, su forma de contratación y la disponibilidad de choferes, gasolina, etc.

Se cuenta con todo el personal idóneo y disponible para la realización del proyecto? En esta etapa, se debe tambien estimar la cantidad y las calificaciones del personal necesarios para la preparación y ejecución de un proyecto. Si eventualmente se observara un déficit, es en esta etapa en que deben establecerse programas de contratación o entrenamiento que permitan suplir la deficiencia observada. Es aquí también donde deben explorarse posibles alianzas con ONGs, universidades, u otras instituciones que puedan ser de apoyo al proyecto. La carga de trabajo del personal estable de una oficina de infraestructura educativa es variable y manejando la variable del tiempo, es posible que, con pequeños ajustes y reasignaciones, el proyecto pueda llevarse a cabo exitosamente.

Se van a utilizar las estructuras administrativas actuales o se va a crear una unidad ejecutora de proyecto? Este es el momento en que se debe verificar si las estructuras administrativas actuales pueden manejar eficientemente una carga adicional como un proyecto nuevo, o si eventualmente fueran necesario pensar en una Unidad Ejecutora de Proyecto que use parcialmente las estructuras técnico/ administrativas existentes, pero tambien agregue personal altamente especializado para las tareas adicionales. Un análisis de costo-beneficio es necesario realizar en esta etapa.

5- Recursos disponibles

Recursos financieros. Cuánto dinero se dispone para la preparación y la ejecución de un proyecto, debe ser una cifra cierta al principio de un proyecto. Lo mismo aplica al flujo de caja que puede esperarse a lo largo de un proyecto. Cuáles van a ser las fuentes de financiamiento, dónde el dinero va a ser depositado para su uso, cuáles son los procesos de gestión y a probación necesarios. En esta etapa todavía no se sabe cuánto cuesta un m2 de obra nueva en una cierta área rural, ni tampoco cuál es el costo de un banco escolar en esa misma escuela. Aun así, hay que hacer estimaciones en función de buenas prácticas o bases de datos que se hayan constituido con datos de proyectos anteriores.

Recursos humanos. Mas allá de las capacidades o deficiencias de las oficinas de infraestructura educativa, los proyectos requieren el concurso de un número importante de personal que tiene que ser identificado en esta fase. Hay alguna otra deficiencia de recursos humanos en alguno de los otros sectores que colaboran aun tangencialmente con el proyecto? Tiene todos la disponibilidad y la capacidad necesaria? Están los flujos de información bien establecidos? Todas estas preguntas deben ser contestadas, usando como referencia las cargas de trabajo que fueron necesarias en otros proyectos similares, revisadas periódicamente a lo largo del proyecto.

Estructura técnico-administrativa. Además de que se cumplan todos los objetivos propuestos en forma eficaz, hay tambien una expectativa que el proyecto se maneje eficientemente. Es decir, se obtienen los mejores resultados posibles con el esfuerzo adecuado para la tarea. En esta etapa se analizan distintas opciones de operación y se decide la más correcta para el proyecto.

6- Estrategia de comunicación del proyecto

Propósito de la estrategia. Un proyecto destinado a mejorar la educación y eventualmente a transformarla, es de mucho interés para el público. La estrategia de comunicación debe contemplar: la identificación de sus destinatarios, la forma y la frecuencia de la información. Tener en cuenta que la información debe circular en ambos sentidos. Por un lado, del proyecto hacia la comunidad y por el otro de la comunidad hacia los responsables de proyecto. Esta tarea muy probablemente requiera la asignación de una persona de tiempo completo a la creación de contenidos, su distribución y tambien a la recolección de la retroalimentación proveniente de todas las partes interesadas que incluyen grupos de interés y miembros individuales.

Creación de un sitio web. Mas allá de las formas habituales de comunicación que tenga el ministerio de educación, es conveniente crear un sitio web particular para el proyecto en que se está trabajando. Esta tarea implica tambien la disposición de fondos para su creación y mantenimiento durante todo el proyecto, así como la creación de materiales de uso a disposición de todos los participantes.

7- Futuras entregas

En conjunto, todas estas actividades de Preparación de Proyecto, pueden ser parte de un proyecto en sí mismo, pero deben se entendidas como preparatorias de este. Las decisiones que aquí se tomen, que obviamente pueden ser revisadas, van a influir decisiones importantes a lo largo de todo el proyecto y cuando este esté terminado, en evaluaciones post-proyecto.

Como mencionara anteriormente los 100+ Pasos en Infraestructura Educativa, están estructurados como una lista de verificación en Excel, que tiene 5 pestañas: Preparación de Proyectos, Planeamiento, Diseño, Construcción y Mantenimiento. Si alguien está interesado en las planillas de Excel, lo puede solicitar escribiendo a albertotreves@ed-space.com, se la envío sin cargo.